Oktober 1, 2020
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Kann neue Technologie dazu beitragen, die Produktivitätslücke zu schließen?

Es gab schon immer Gespräche über die Optimierung der Produktivität am Arbeitsplatz. Die einzigen wirklichen Änderungen an den Gesprächen sind die Lösungen, die Unternehmensleiter in Betracht ziehen, um die Produktivitätslücke zu schließen. In der Vergangenheit hatten diese Lösungen häufig mit der individuellen Leistung zu tun (wie jedes Teammitglied effizienter arbeiten kann). Heute hat sich das Gespräch dahingehend verschoben, dass auch Technologien die Arbeitsbelastung verringern, die Kommunikation verbessern und Teams dabei helfen können, die gleiche Arbeitsqualität schneller zu erreichen.

Vom Abschluss des Online-Lernens bis zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben gibt es wahrscheinlich eine Technologie, mit der Ihr Team alles lösen kann, was es nur schwer erreichen kann. Um Ihr Team in einen Club von Produktivitäts-Ninjas zu verwandeln, gibt es einige Möglichkeiten, wie Technologie die Produktivitätslücke schließen und Ihrem Unternehmen helfen kann, effektiver zu arbeiten.

Treffen

Nichts ist frustrierender, als ein schlecht geführtes Meeting zu absolvieren. Ineffiziente Besprechungen verschwenden nicht nur Zeit und Verwirrung in der Firma, sondern können auch teure Auswirkungen auf Unternehmen haben. Im Jahr 2019 könnten unorganisierte Meetings Unternehmen allein in den USA insgesamt fast 400 Milliarden US-Dollar kosten.

Um Ihr Unternehmen besser auf Besprechungen vorzubereiten, sollten Sie ein Tool wie den Outlook-Planungsassistenten verwenden. Mit dieser Technologie können Sie die Besprechungszeiten einfach koordinieren, indem Sie die persönlichen Kalender aller Beteiligten vergleichen. Sie können dieses Tool auch mit Ihren Besprechungsräumen koppeln, um Plätze elektronisch zu reservieren. So kann Ihr Unternehmen den Aufwand einer Überbuchung vermeiden. Wenn Ihre Teammitglieder Schwierigkeiten haben, sich mit neuen Technologien vertraut zu machen, kann es auch hilfreich sein, einen Schulungskurs zu Fähigkeiten zur Moderation von Besprechungen zu planen. Viele davon enthalten Abschnitte zum Einsatz von Technologie, um den Organisatoren von Besprechungen dabei zu helfen, die Zeit aller optimal zu nutzen.

 

E-Mails

Wenn es um den modernen Arbeitsplatz geht, spricht vielleicht keine Herausforderung mehr Menschen an, als Ihren Posteingang auf null Nachrichten zu bringen. Wie gehen Sie mit einer Wand aus Nachrichten um, die anscheinend sofortige Antworten Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Auftragnehmer erfordern? Ein vollständiger Posteingang ist nicht nur so überwältigend, dass nichts mehr erreicht werden kann, sondern es wird auch viel einfacher, wichtige Korrespondenz aus den Augen zu verlieren.

Für diejenigen mit unzähmbaren E-Mail-Posteingängen kann ein kostengünstiger E-Mail-Verwaltungsdienst den Unterschied ausmachen. Da niemand seinen Posteingang auf die gleiche Weise angeht, bieten diese Tools eine Vielzahl von Diensten, mit denen Sie Ihren personalisierten Workflow anpassen und Ihre E-Mails produktiver gestalten können. Einige E-Mail-Programme sind auf das Organisieren und Optimieren von Korrespondenz spezialisiert. So können Sie Nachrichten priorisieren und mehrere Konten in einem einzigen Fenster anzeigen. Andere enthalten integrierte Analysen, mit denen Sie genau sehen können, wie Sie Ihre Zeit mit dem Senden und Empfangen von E-Mails verbringen (und wie diesmal könnte optimiert werden).

Telefonanrufe

Möglicherweise erhalten Sie weniger Anrufe als E-Mails, aber Anrufe stellen eine einzigartige Bedrohung für die Produktivität dar. Die Rate, mit der Ihr Telefon klingelt, schwankt im Laufe des Tages, was zu erheblichen Unterbrechungen bei Ihrer anderen Arbeit führen kann. Im Gegensatz zu einer E-Mail erfordern Telefonanrufe häufig sofortige Aufmerksamkeit, insbesondere wenn sich ein Kunde am anderen Ende der Leitung befindet. Und wenn Ihr Team nicht auf hohe Anrufvolumina vorbereitet ist, scheint es unmöglich, andere Aufgaben zu erledigen.

Die Cloud Contact Center-Software ist ein Beispiel für ein Tool, mit dem Unternehmen eingehende Anrufe effizient bearbeiten und eine besser organisierte Methode zur Verfolgung ihrer Kunden entwickeln können. Führungskräfte können diese Technologie verwenden, um Anrufe an ihr Team zu verteilen, während diejenigen, die mit Kunden in Verbindung stehen, Funktionen wie interaktive Sprachantwort und Web-Rückruf nutzen können, um Kundenanforderungen effektiver zu erfüllen.

Zeiteinteilung

Zeitmanagement und Produktivität sind zwei Fähigkeiten, die jedes erfolgreiche Unternehmen beherrschen muss. Diese beiden Eigenschaften kommen als Paar. Wenn Sie also keine haben, ist es wirklich nicht möglich, die andere zu haben. Da fast 50% der amerikanischen Erwachsenen angeben, keine Zeit zu haben, um alles zu erledigen, was getan werden muss, sollten Unternehmen in verschiedenen Branchen ihre Zeit und Energie darauf verwenden, sicherzustellen, dass ihre Belegschaft über die Werkzeuge verfügt, die sie zur besseren Verwaltung ihrer Zeit benötigen (welche) wird wiederum den Nebeneffekt haben, sie produktiver zu machen).

Wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um einen Platz außerhalb des Büros zu reservieren, ist ein Online-Produktivitätsschulungskurs eine ideale Alternative. Online-Schulungen eignen sich perfekt für Unternehmen, die über geografische Standorte oder virtuelle Büros verteilt sind, und geben Ihren Teams die Anweisungen, die sie benötigen, um Fähigkeiten wie Zeitmanagement mit einem ähnlichen Maß an Verbindung und Engagement im Vergleich zu Kursen vor Ort zu verbessern. Online-Kurse sind oft pragmatischer für Unternehmen, die es sich nicht leisten können, ihre gesamte Belegschaft gleichzeitig zu einem Seminar zu schicken, da viele Einzelpersonen den Unterricht zu einem Zeitpunkt planen können, der für sie am besten geeignet ist.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen mit alltäglichen Ablenkungen oder der Effizienz von Meetings zu kämpfen hat, kann sich ein Upgrade Ihrer Technologie positiv auswirken. Verwenden Sie diese Tipps als Startrampe für den Erfolg, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu verbessern und den Gewinn zu steigern.